Factuur maken als ZZP’er: zo doe je het goed (2026)

Een factuur maken zzp draait om het correct vermelden van wettelijk verplichte gegevens. Je klant moet altijd precies weten waarvoor hij betaalt. De Belastingdienst wil bovendien zien hoeveel btw je precies rekent.

Zorg daarom altijd voor een foutloze factuur in 2026. Vermeld je KvK-nummer en je unieke btw-identificatienummer. Omschrijf je geleverde werk heel duidelijk. Reken ook altijd het juiste btw-tarief. Zo voorkom je vervelende boetes achteraf. Je klant betaalt een duidelijke factuur ook veel sneller. Een professionele factuur straalt direct vertrouwen uit. Dit artikel legt elke stap gedetailleerd aan je uit. Je leest precies wat wettelijk verplicht is op je factuur.

Waarom foutloos factuur maken zzp zo belangrijk is

Een factuur is veel meer dan een simpel betalingsverzoek. Het is een keihard bewijs voor je administratie. De Belastingdienst gebruikt jouw facturen voor de btw-controle. Een factuur met een fout kan je veel geld kosten. Je verliest mogelijk je recht op btw-aftrek. De inspecteur kan de factuur namelijk formeel afkeuren. Dit resulteert soms in een flinke naheffing. De Belastingdienst deelt boetes uit tot maximaal 50% van het bedrag. Zorg dus dat je administratie perfect klopt.Een correcte administratie helpt je ook bij je inkomstenbelasting. Je berekent hiermee je uiteindelijke winst. Je gebruikt in 2026 de zelfstandigenaftrek van exact € 1.200. Daarna trek je de mkb-winstvrijstelling van 12,7% van je winst af. Over het overgebleven bedrag betaal je inkomstenbelasting. Je betaalt 35,75% belasting in de eerste schijf. Betaal je belasting te laat? Dan bedraagt de wettelijke belastingrente 5% in 2026. Wil je meer weten over deze tarieven? Lees dan ons artikel over hoeveel belasting als zzp’er je precies betaalt.

🧮Belasting berekenen?Bereken direct je netto inkomen met de belastingcalculator.

Wettelijk verplichte gegevens op je factuur in 2026

De Belastingdienst stelt strenge eisen aan al jouw facturen. Ontbreekt er slechts één verplicht veld? Dan is de factuur voor de wet direct ongeldig. Je moet deze factuur dan aanpassen en opnieuw versturen. Dit kost jou en je klant onnodig veel tijd. Voorkom dit door onderstaande gegevens altijd standaard te vermelden.

Jouw eigen bedrijfsgegevens

Zet altijd je volledige handelsnaam op de factuur. Dit is de naam uit het Handelsregister van de KVK. Vermeld daarnaast je volledige zakelijke adres. Een simpel postbusnummer is hierbij absoluut niet voldoende. De wet eist het adres waar je bedrijf daadwerkelijk is gevestigd. Voeg ook je e-mailadres en telefoonnummer toe. Dit maakt communicatie voor de klant makkelijker.

Gegevens van jouw klant

Je moet ook de gegevens van je klant correct vermelden. Gebruik de officiële bedrijfsnaam van je opdrachtgever. Vraag bij twijfel altijd naar hun exacte KVK-naam. Vermeld ook het juiste vestigingsadres van de klant. Lever je aan een particulier? Zet dan de naam en het woonadres van deze persoon erop. Een correcte adressering voorkomt vertraging bij de betaling.

Factuurdatum en leverdatum

Elke factuur heeft een duidelijke factuurdatum nodig. Dit is de dag waarop je de factuur verstuurt. De Belastingdienst koppelt deze datum aan je btw-aangifte. Daarnaast vermeld je de datum van levering. Dit is de dag waarop je de dienst hebt afgerond. Je mag ook een specifieke maandag of week noemen. Zolang de periode van je werkzaamheden maar glashelder is.

Een uniek factuurnummer

Je factuurnummer moet altijd uniek en logisch oplopend zijn. Je mag absoluut geen gaten in je nummering laten vallen. De inspecteur wil een aaneengesloten reeks zien bij een controle. Je mag het format van je nummers zelf bepalen. Veel zzp’ers gebruiken het jaartal met een volgnummer. Een voorbeeld hiervan is factuur 2026-001. De volgende factuur is dan logischerwijs 2026-002.

Je KVK-nummer en btw-nummer

Vergeet nooit je KVK-nummer op je factuur te zetten. Dit is het achtciferige nummer van de Kamer van Koophandel. Je betaalt in 2026 eenmalig € 85,15 voor je inschrijving. Een officieel uittreksel kost je daarnaast € 9,60. Plaats ook je btw-identificatienummer duidelijk op het document. Dit is het lange nummer met ‘NL’ erin. Let op dat je niet je oude omzetbelastingnummer gebruikt. Alleen het btw-identificatienummer is toegestaan op facturen.

Duidelijke omschrijving van het werk

Beschrijf je geleverde goederen of diensten heel erg precies. Een vage term zoals ‘werkzaamheden’ is niet toegestaan. Schrijf liever ‘webdesign voor de homepage in mei 2026’. Hoe specifieker je bent, hoe beter het is. De Belastingdienst wil precies weten wat je hebt verkocht. Ook je klant snapt een gedetailleerde omschrijving veel beter. Dit voorkomt discussies achteraf over de geleverde prestatie.

Aantal en eenheidsprijs

Vermeld de exacte hoeveelheid van je producten of uren. Zet daarachter de prijs per stuk of per uur. Lever je diensten op uurbasis? Vermeld dan je afgesproken uurtarief op de factuur. Houd rekening met de 38-euronorm: bij een uurtarief daaronder kan een opdrachtgever te maken krijgen met een rechtsvermoeden van een arbeidsovereenkomst zodra de nieuwe wet in werking treedt. Vermeld het aantal uren keer dit tarief. Reken het totale netto bedrag per regel uit.

Btw-tarief en btw-bedrag

Zet het juiste btw-tarief bij elk product of elke dienst. Dit is meestal 21 procent of 9 procent. Reken het btw-bedrag vervolgens in euro’s uit. Vermeld dit bedrag heel duidelijk apart op je factuur. Lever je diensten met verschillende btw-tarieven op één factuur? Tel dan de btw-bedragen per tarief netjes bij elkaar op. Laat zien welk deel 21 procent is en welk deel 9.

Totaalbedrag en betalingstermijn

Onderaan de factuur zet je het totale factuurbedrag. Dit is het bedrag inclusief alle berekende btw. Dit is het exacte bedrag dat je klant moet overmaken. Zet ook je IBAN-rekeningnummer heel duidelijk onderaan de pagina. Vermeld daarnaast een uiterste betalingstermijn voor de klant. Bijvoorbeeld ‘betaal binnen 14 dagen na de factuurdatum’. Dit schept direct helderheid voor beide partijen.

Hoe kies je een systeem voor een factuur maken zzp?

Bij een factuur maken zzp is het juiste nummeringssysteem cruciaal. Je nummering moet elk jaar consequent doorlopen. Je kunt in januari starten met een nieuw jaartal. Factuur 2026-001 is een perfect begin voor het nieuwe jaar. Zorg dat je boekhoudprogramma deze nummering automatisch oppakt. Maak je facturen handmatig in Excel of Word? Let dan extra goed op dat je geen nummers overslaat. Een fout in de nummering wekt direct wantrouwen bij controles.

Welk btw-tarief moet je rekenen in 2026?

Het juiste tarief kiezen hoort bij een factuur maken zzp. In Nederland kennen we verschillende wettelijke btw-tarieven. Het standaardtarief voor de meeste diensten is 21 procent. Denk aan webdesign, adviesgesprekken, bouwklussen en marketing. Het verlaagde tarief van 9 procent geldt voor specifieke zaken. Voorbeelden zijn kappers, fietsenmakers, voedingsmiddelen en boeken. Soms geldt het nultarief of ben je volledig vrijgesteld. Zorg dat je precies weet welk tarief voor jouw branche geldt.Vrijgestelde branches zijn onder meer de zorg en het onderwijs. Journalisten en componisten hoeven vaak ook geen btw te rekenen. Val je onder een vrijstelling? Dan zet je helemaal geen btw op je factuur. Je vermeldt dan dat de dienst is vrijgesteld van btw. Twijfel je over jouw specifieke btw-tarief? Raadpleeg dan altijd de website van de Belastingdienst voor actuele informatie.

Btw berekenen: voorbeelden voor je factuur

Handmatig een factuur maken zzp vraagt soms om wat rekenwerk. Stel dat je 20 uur hebt gewerkt. Je afgesproken uurtarief is € 50 exclusief btw. Je netto bedrag is dan exact € 1.000. Hierover moet je nog 21 procent btw berekenen. Je vermenigvuldigt € 1.000 met 0,21. Het btw-bedrag is in dit geval € 210. Het totale bedrag inclusief btw komt uit op € 1.210. Je klant maakt dit totale bedrag over op je zakelijke bankrekening.Soms spreek je een bedrag inclusief btw af. Je moet dit bedrag dan terugrekenen naar exclusief btw. Stel je verkoopt een product voor € 121 inclusief 21% btw. Je deelt dit bedrag door 1,21 om het netto bedrag te vinden. Het bedrag exclusief btw is dan exact € 100. Het verschil van € 21 is de af te dragen btw. Dit noteer je heel duidelijk in je administratie. Je voert deze bedragen later in bij je periodieke btw-aangifte.

Factureren met de kleineondernemersregeling (KOR)

Ben je aangemeld voor de kleineondernemersregeling? Dan veranderen de regels voor je facturen aanzienlijk. Bij een KOR-factuur maken zzp breng je geen btw in rekening. Je zet het btw-bedrag op nul euro op je document. Je moet wel een verplichte tekst toevoegen aan je factuur. Vermeld altijd: ‘Vrijgesteld van omzetbelasting op basis van de KOR’.Let op dat je met de KOR ook geen btw mag aftrekken. Je mag de btw op je zakelijke inkopen niet meer terugvragen. De kleineondernemersregeling is handig bij een omzet onder de € 20.000. Verkoop je voornamelijk aan particulieren? Dan ben je met de KOR goedkoper uit voor je klanten. Verkoop je aan bedrijven? Dan is de KOR vaak juist een financieel nadeel.

Een factuur sturen naar een buitenlandse klant

Internationaal een factuur maken zzp werkt net even anders. Lever je diensten aan een bedrijf binnen de Europese Unie? Dan geldt vaak de zogeheten verleggingsregeling. Je brengt dan geen Nederlandse btw in rekening bij je klant. De klant berekent en betaalt de btw in zijn eigen land. Jij zet 0% btw op je factuur.Daarnaast zet je een verplichte zin op het document. Vermeld duidelijk: ‘Btw verlegd’. Ook moet je het buitenlandse btw-nummer van je klant vermelden. Zonder dit nummer mag je de btw absoluut niet verleggen. Lever je aan een bedrijf buiten de Europese Unie? Dan reken je over het algemeen ook 0% btw. De regels hiervoor verschillen echter per specifiek land en dienst.

Betalingstermijnen en debiteurenbeheer voor zzp’ers

Je bepaalt in principe zelf de betalingstermijn voor je klanten. De wettelijke standaard voor bedrijven is 30 dagen in 2026. Je mag in overleg een termijn van 14 dagen afspreken. Zet deze afgesproken termijn heel groot op je factuur. Wat moet je doen als een klant je niet betaalt? Stuur altijd eerst een vriendelijke betalingsherinnering via e-mail. Vaak is de klant de factuur simpelweg vergeten.Blijft betaling na de herinnering alsnog uit? Dan stuur je een formele aanmaning naar de klant. Hierin geef je een laatste termijn van veertien dagen. Je mag in deze brief ook incassokosten en wettelijke rente aankondigen. Betaalt de klant daarna nog steeds niet? Schakel dan een professioneel incassobureau in. Zorg dat je al je afspraken altijd goed op papier hebt staan.

Boekhoudsoftware gebruiken voor snellere facturatie

Slimme software gebruiken voor een factuur maken zzp bespaart veel tijd. Je kunt facturen maken in Word of Excel. Dit is echter zeer foutgevoelig en kost je onnodig veel tijd. Je vergeet snel een factuurnummer of een adres aan te passen. Een boekhoudprogramma vult al deze gegevens volledig automatisch voor je in. Ook berekent het programma de btw altijd foutloos.Met software verstuur je direct professionele UBL-facturen. Dit zijn digitale facturen die andere systemen automatisch kunnen inlezen. Je klant betaalt deze facturen vaak sneller door een iDeal-link. Ook je btw-aangifte staat met één druk op de knop klaar. Tijd is geld voor een ondernemer. Wil je weten welke software bij jou past? Vergelijk dan een goed boekhoudprogramma voor zzp’ers via onze website.

Verplichte verzekeringen en je uurtarief

Als zzp’er draag je zelf alle financiële bedrijfsrisico’s. Je bouwt niet automatisch pensioen op zoals in loondienst. Denk ook aan de verplichte arbeidsongeschiktheidsverzekering voor zelfstandigen. Dit valt in de toekomst onder de nieuwe Wet BAZ. De exacte ingangsdatum hiervan is echter nog niet vastgesteld. Tot die tijd ben je zelf verantwoordelijk voor je vangnet.Bereken de kosten voor deze verzekeringen door in je uurtarief. Een gezond uurtarief dekt al je zakelijke kosten en belastingen. Vermeld je uurtarief altijd transparant op je factuur. Klanten houden van openheid over de opbouw van de kosten. Dit voorkomt vervelende vragen nadat je het werk hebt opgeleverd. Een duidelijke factuur is het beste visitekaartje voor je bedrijf.

Veelgestelde vragen over factuur maken zzp

Hoe snel moet ik een factuur sturen na mijn klus?

Je moet je factuur uiterlijk voor de vijftiende van de volgende maand versturen. Heb je een klus afgerond in maart? Verstuur de factuur dan uiterlijk voor 15 april. Sneller factureren is altijd beter voor je cashflow.

Mag ik een factuur in Word of Excel maken?

Ja, de wet staat het gebruik van Word of Excel toe. Sla het document wel altijd op als een onwijzigbaar PDF-bestand. Gebruik liever een echt boekhoudprogramma om fouten in berekeningen te voorkomen.

Wat moet ik doen als ik een foutje heb gemaakt?

Verwijder een foute factuur nooit uit je administratie. De Belastingdienst ziet dit als een strafbaar gat in je nummering. Maak altijd een nieuwe creditfactuur om de fout netjes financieel te herstellen.

Wat is een creditfactuur precies?

Een creditfactuur is eigenlijk een min-factuur voor je administratie. Je stuurt deze als je de klant geld moet teruggeven. Het bedrag op een creditfactuur is altijd negatief. Dit streept de eerdere foute factuur volledig weg.

Hoe lang moet ik mijn facturen wettelijk bewaren?

Je hebt een wettelijke bewaarplicht van exact zeven jaar. Dit geldt voor zowel je verzonden als je ontvangen facturen. Bewaar alle documenten veilig digitaal in de originele opmaak voor eventuele controles.

Bronnen

De cijfers in dit artikel komen van de volgende officiele bronnen.

• Belastingdienst

Dit artikel is informatief bedoeld en vervangt geen fiscaal advies. Raadpleeg een adviseur voor jouw specifieke situatie.