Een factuur sturen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Toch gaat het regelmatig mis: verkeerde BTW-berekening, ontbrekend KvK-nummer of een onduidelijke betalingstermijn. Dit gratis Word-template bevat alle wettelijk verplichte onderdelen, zodat jij alleen nog je eigen gegevens invult.
- Download: gratis factuur template ZZP (Word)
- Wat staat er in het template?
- Zo gebruik je het template: 5 stappen
- BTW berekenen op je factuur
- Factuur nummering: zo doe je het goed
- De wettelijke eisen aan een factuur per onderdeel uitgelegd
- Veelgemaakte fouten op facturen
- Factuur versturen: e-mail of post?
- Late betaling: wat doe je?
- Boekhoudsoftware of Word template?
Download: gratis factuur template ZZP (Word)
Dit factuur template bevat alle wettelijk verplichte velden voor ZZP’ers in Nederland: naam en adres, KvK-nummer, BTW-nummer, factuurdatum, factuurnummer, omschrijving, BTW-bedrag en totaalbedrag. Je downloadt een bewerkbaar Word-bestand (.docx) dat ook werkt in Google Docs.
Uurtarief berekenen?Gebruik de gratis uurtarief calculator.
Gratis factuur template ZZP
Word (.docx), werkt in Word en Google Docs, direct te gebruiken
Download factuur template (.docx)
Gratis, geen email vereist, direct beschikbaar
Wat staat er in het template?
Het template is opgebouwd volgens de wettelijke eisen uit de Wet op de omzetbelasting en het Burgerlijk Wetboek. Dit zijn de onderdelen die er standaard in staan:
| Onderdeel | Verplicht? | Toelichting |
|---|---|---|
| Jouw naam en adres | Ja | Bedrijfsnaam of eigen naam als eenmanszaak |
| KvK-nummer | Ja | Verplicht voor alle ZZP’ers |
| BTW-nummer (OB-nummer) | Ja | Niet verplicht bij KOR-regeling |
| Naam en adres klant | Ja | Inclusief BTW-nummer bij zakelijke klanten |
| Factuurnummer | Ja | Aaneengesloten nummering (bijv. 2026-001) |
| Factuurdatum | Ja | Datum van verzending |
| Omschrijving dienst | Ja | Omschrijf de geleverde dienst duidelijk |
| BTW-bedrag en tarief | Ja | Standaard 21%, of 0% bij export |
| Totaalbedrag | Ja | Inclusief BTW |
| IBAN-rekeningnummer | Nee | Aanbevolen, klant heeft dit nodig om te betalen |
| Betalingstermijn | Nee | Standaard 30 dagen, pas aan naar wens |
Zo gebruik je het template: 5 stappen
- Download het Word-bestand via de knop hierboven
- Open in Microsoft Word of upload naar Google Docs
- Vul in alle grijze velden met jouw eigen gegevens
- Sla op als PDF (Bestand > Opslaan als PDF) voor verzending
- Verstuur per e-mail naar je klant
Tip: sla een ingevulde versie op met jouw vaste gegevens als je eigen starttemplate. Dan hoef je bij elke nieuwe factuur alleen het factuurnummer, de datum en de werkzaamheden te wijzigen.
BTW berekenen op je factuur
Het standaard BTW-tarief in Nederland is 21%. Je berekent het BTW-bedrag zo: neem je subtotaal (het bedrag exclusief BTW) en vermenigvuldig dat met 0,21. Tel dat op bij het subtotaal voor het totaalbedrag inclusief BTW.
Voorbeeld: je factureert 10 uur tegen een uurtarief van €85. Subtotaal is €850. BTW 21% is €178,50. Totaal te betalen is €1.028,50.
Gebruik ook de uurtarief calculator om te bepalen wat je per uur zou moeten vragen. En lees meer over de BTW-aangifte als ZZP’er om te begrijpen hoe je die BTW daarna afdraagt.
Factuur nummering: zo doe je het goed
De Belastingdienst vereist een aaneengesloten nummering. Je kunt kiezen voor elk systeem, zolang er geen gaten in zitten. Gangbare systemen:
- 2026-001: jaar + volgnummer. Overzichtelijk, populairste keuze
- 2026-04-001: jaar + maand + volgnummer. Handig als je veel factureert
- F001: simpel volgnummer. Prima voor starters
Begin nooit opnieuw te tellen midden in een jaar. Als je een fout maakt op een factuur, maak dan een creditnota aan, overschrijf de originele factuur niet.
De wettelijke eisen aan een factuur per onderdeel uitgelegd
De Belastingdienst stelt concrete eisen aan facturen op grond van de Wet op de omzetbelasting 1968. Dit is wat elk verplicht veld betekent in de praktijk.
Jouw naam en adres
Bij een eenmanszaak is dit je eigen naam of de handelsnaam waaronder je ingeschreven staat bij de KvK. Gebruik altijd dezelfde naam als op je KvK-inschrijving. Het adres is je vestigingsadres, wat ook je thuisadres kan zijn als je vanuit huis werkt. Je bent niet verplicht een apart zakelijk adres te hebben.
KvK-nummer
Het KvK-nummer is het 8-cijferige nummer dat je bij inschrijving hebt gekregen. Dit staat op je inschrijvingsbewijs en op kvk.nl. Bij een eenmanszaak heb je maar 1 KvK-nummer. Bij een BV staat het vestigingsnummer er soms ook bij, maar het hoofdnummer volstaat op de factuur.
BTW-identificatienummer
Het BTW-nummer (ook wel OB-nummer of btw-id) ontvang je automatisch van de Belastingdienst als je je inschrijft bij de KvK. Het ziet er zo uit: NL123456789B01. Let op: dit is een ander nummer dan je BSN, hoewel je BSN er wel in verwerkt zit. Zet nooit je BSN los op de factuur.
Maak je gebruik van de KOR-regeling en bereken je geen BTW? Dan zet je je BTW-nummer er toch op, maar vermeld je “BTW vrijgesteld” met de wettelijke grondslag.
Aaneengesloten factuurnummering
De nummering hoeft niet per se met 1 te beginnen, maar moet wel aaneengesloten zijn. Je mag ook letters gebruiken: F2026-001, INV-001 of gewoon 001. Kies een systeem dat je makkelijk bijhoudt en houd dit consequent aan. Als je boekhoudprogramma facturen nummert, zorg dan dat je handmatige facturen in dezelfde reeks passen of een duidelijk andere reeks vormen.
Factuurdatum en vervaldatum
De factuurdatum is de dag waarop je de factuur verstuurt, niet de dag waarop je de werkzaamheden hebt uitgevoerd. De vervaldatum is de uiterste betaaldatum. Er is geen wettelijke maximumtermijn, maar 14 of 30 dagen is gangbaar. Met grote opdrachtgevers kun je afwijkende termijnen afspreken. Leg dit dan vast in je offerte of opdrachtbevestiging.
Omschrijving van de geleverde dienst
De omschrijving moet voldoende specifiek zijn zodat zowel jij als de klant later precies kunnen terugvinden waarop de factuur betrekking heeft. “Consultancywerkzaamheden” is te vaag. “Strategiesessie en uitwerking communicatieplan, 8 uur, week 14 en 15” is goed. Voor projectfacturen is het handig de projectnaam en eventueel de referentie van de klant te vermelden.
BTW-tarief en BTW-bedrag
Het standaard BTW-tarief is 21%. Voor sommige diensten (bijv. bepaalde culturele diensten) geldt 9%. Zorg dat je het juiste tarief toepast. Vermeld altijd zowel het percentage als het bedrag in euro’s. Het subtotaal (excl. BTW), het BTW-bedrag en het totaal (incl. BTW) staan elk apart vermeld. Dit template doet dit automatisch via de tabel.
Veelgemaakte fouten op facturen
Uit de praktijk blijken dezelfde fouten steeds terug te komen. Dit zijn de meest voorkomende:
1. Geen of verkeerde nummering
De nummering moet aaneengesloten zijn. Als je van 2026-003 naar 2026-005 springt omdat je 004 per ongeluk hebt overgeslagen, vraagt de Belastingdienst bij een controle om een verklaring. Gebruik een simpel systeem en wijk er niet van af.
2. BTW-bedrag ontbreekt of is verkeerd
Schrijf het BTW-bedrag altijd apart op de factuur, ook als het 0% is. Bij 0% vermeld je de reden: “BTW verlegd”, “BTW vrijgesteld” of “0% BTW van toepassing op export”. Klanten kunnen dit anders niet in hun boekhouding verwerken.
3. Geen vervaldatum
Zonder vervaldatum geldt wettelijk een betalingstermijn van 30 dagen. Maar schrijf er altijd een concrete datum op, niet alleen “30 dagen”. Schrijf bijv. “Betaling voor 15 mei 2026” zodat er geen verwarring over de ingangsdatum ontstaat.
4. Vage omschrijving
Schrijf niet “werkzaamheden april” maar “Ontwerp en uitwerking huisstijl, 12 uur, uitgevoerd 3 april tot 18 april 2026”. Hoe concreter, hoe minder discussie achteraf, en hoe makkelijker jij bij een controle kunt aantonen wat je gedaan hebt.
5. Verkeerde BTW bij buitenlandse bedrijven
Lever je diensten aan een bedrijf buiten Nederland maar binnen de EU? Dan geldt vaak “BTW verlegd” en bereken je geen Nederlandse BTW. Je klant geeft de BTW dan zelf aan in zijn eigen land. Twijfel je? Raadpleeg je boekhouder.
Factuur versturen: e-mail of post?
Tegenwoordig verstuur vrijwel iedereen facturen digitaal per e-mail. Dat is volledig toegestaan. Stuur de factuur altijd als PDF, niet als Word-bestand. Een PDF is niet aanpasbaar door de ontvanger en ziet er bij iedereen hetzelfde uit. In Word kun je eenvoudig opslaan als PDF via Bestand, Opslaan als, PDF.
Gebruik een duidelijk e-mailonderwerp, zoals: “Factuur 2026-004 van [Jouw naam]”. Zo is de factuur makkelijk terug te vinden in de inbox van je klant en kan je boekhoudsoftware hem soms automatisch herkennen.
Late betaling: wat doe je?
De meeste facturen worden gewoon op tijd betaald. Soms vergeet een klant het. Dit is de aanpak zonder de relatie te beschadigen:
- Dag 31 (dag na vervaldatum): vriendelijke herinnering per e-mail. Kort en zakelijk. “Ik zie dat factuur 2026-004 nog openstaat, wellicht is hij ergens zoekgeraakt.”
- Dag 45: tweede aanmaning, iets formeler. Vermeld dat je bij uitblijven van betaling incassokosten in rekening brengt.
- Dag 60: ingebrekestelling. Na deze brief begint de wettelijke rente te lopen.
- Daarna: incassobureau of juridische stap via de kantonrechter.
De meeste situaties zijn al opgelost na de eerste herinnering. Laat het niet te lang sloffen. Bekijk ook ons artikel over aftrekposten voor ZZP’ers om te weten wat je aan incassokosten kunt aftrekken.
Boekhoudsoftware of Word template?
Een Word template werkt prima als je net begint of weinig facturen verstuurt. Factuureer je meer dan 20 keer per jaar, dan loont het om over te stappen op boekhoudsoftware. De voordelen:
- Factuurnummering gaat automatisch
- BTW-berekening gaat automatisch
- Je ziet direct welke facturen nog openstaan
- Facturen worden automatisch verwerkt in je boekhouding
- Herinneringen kunnen automatisch worden verstuurd
Populaire opties voor ZZP’ers zijn Moneybird (vanaf gratis), e-Boekhouden (vanaf ~9 euro per maand) en Jortt. Maar voor de eerste facturen is dit template een prima start, zonder abonnement of leercurve.
Denk je na over de stap van Word naar software? Lees dan eerst onze vergelijking van factuursoftware voor ZZP’ers om te zien welk pakket bij jouw situatie past.
Wil je weten hoeveel belasting je over je inkomsten betaalt? Bekijk dan hoeveel belasting je als ZZP’er betaalt en gebruik de bijbehorende rekentools om je netto inkomen te berekenen. Zo weet je precies wat er van je factuurbedragen overblijft na belasting en BTW-afdracht.
Officiële bron:Belastingdienst.nl – Factuureisen
Veelgestelde vragen over facturen sturen als ZZP’er
Moet ik mijn BSN-nummer op de factuur zetten?
Nee, je BSN-nummer hoort niet op een factuur. Je gebruikt je BTW-nummer (OB-nummer) en KvK-nummer. Het BTW-nummer van een eenmanszaak bevat wel je BSN, maar dat is een ander nummer dat je apart bij de Belastingdienst ontvangt.
Wat als ik gebruikmaak van de KOR-regeling?
Bij de KOR-regeling bereken je geen BTW aan je klant. Op je factuur zet je dan “BTW vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB 1968”. Je laat de BTW-regels in het template gewoon weg.
Binnen hoeveel dagen moet ik een factuur sturen?
Voor particuliere klanten is er geen wettelijke termijn, maar zo snel mogelijk is gebruikelijk. Voor zakelijke klanten (B2B) ben je verplicht de factuur binnen 15 dagen na de maand van levering te sturen.
Wat doe ik als een klant niet betaalt?
Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering. Daarna een formele aanmaning met ingebrekestelling. Wordt er dan nog niet betaald, dan kun je de vordering uit handen geven aan een incassobureau. De betalingstermijn op jouw factuur (standaard 30 dagen in dit template) bepaalt wanneer de klant officieel in verzuim is.
Mag ik facturen in een andere valuta sturen?
Ja, maar voor de BTW-aangifte reken je altijd om naar euro’s. Bij buitenlandse klanten (export buiten de EU) geldt vaak 0% BTW. Raadpleeg je boekhouder bij twijfel.
Hoef ik facturen te bewaren?
Ja, je bent verplicht je facturen 7 jaar te bewaren. Bewaar ze digitaal (bijv. in je boekhoudsoftware of een cloudmap) en zorg voor een backup.
Bronnen
De cijfers en regels in dit artikel zijn gecontroleerd op 16 augustus 2026 bij de onderstaande officiele bronnen.
- KVK, inschrijfvergoeding: kosten van inschrijven
- Belastingdienst, btw: btw-tarieven en aangifte
Gerelateerd
Dit artikel is informatief bedoeld en geen juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg een adviseur voor je persoonlijke situatie.