Facturen sturen klinkt simpel, maar als je het verkeerd aanpakt kost het je tijd, geld of erger: een belastingboete. De juiste factuursoftware kiest voor jou het juiste format, berekent de BTW automatisch en stuurt herinneringen als een klant niet betaalt. Dit artikel vergelijkt de beste opties voor ZZP’ers, van gratis tot betaald. AI tools voor freelancersAI tools voor freelancers
Ook benieuwd hoe AI je helpt sneller te werken? Bekijk onze vergelijking van AI tools voor ZZP’ers vergelijken voor freelancers in 2026.
- Is aparte factuursoftware nodig als je al boekhoudsoftware hebt?
- Gratis factuursoftware voor ZZP’ers: wat zijn de opties?
- Moneybird factureren: voor wie?
- Zervant: de gratis keuze voor starters
- e-Boekhouden facturen: degelijk maar gedateerd
- Factuursoftware met BTW-aangifte koppeling
- Waar moet een factuur van een ZZP’er aan voldoen?
Is aparte factuursoftware nodig als je al boekhoudsoftware hebt?
Dat hangt af van wat je boekhoudsoftware kan. Veel ZZP’ers gebruiken boekhoudsoftware voor ZZP’ers die facturen al ingebouwd heeft. Denk aan Moneybird, e-Boekhouden of Exact Online. In dat geval is aparte factuursoftware overbodig en voeg je alleen maar een extra abonnement toe aan je lasten.
Juiste tool vinden?Gebruik de boekhoudsoftware keuzehulp om het beste pakket te kiezen.
Maar soms wil je iets anders. Je boekhouding doet iemand anders voor jou, je werkt met een accountant die zijn eigen systeem gebruikt, of je vindt de factuurmodule van je boekhoudpakket te beperkt. Dan is losse factuursoftware een logische keuze.
Een ander scenario: je bent net gestart als ZZP’er, hebt nog geen boekhoudsoftware en wil gewoon zo snel mogelijk je eerste factuur versturen. Gratis factuursoftware is dan een prima tijdelijke oplossing, zolang je weet dat je op enig moment moet overstappen naar een completer pakket.
De vuistregel is simpel: als je minder dan tien facturen per jaar verstuurt, is gratis software prima. Zodra je meer omzet draait en BTW-aangifte doet, loont het om te investeren in software die die twee processen aan elkaar koppelt.
Gratis factuursoftware voor ZZP’ers: wat zijn de opties?
Gratis klinkt aantrekkelijk, maar gratis software heeft altijd een limiet. Soms is dat het aantal facturen per maand, soms het aantal klanten, soms de functies die je kunt gebruiken. Hieronder de meest gebruikte gratis opties voor ZZP’ers in Nederland.
De drie namen die steeds terugkomen zijn Zervant, Wave en Moneybird (gratis plan). Wave is een Amerikaanse tool die ook in Nederland werkt, maar de BTW-instellingen zijn niet altijd even intuïtief voor het Nederlandse systeem. Voor ZZP’ers die puur in Nederland werken is Zervant of Moneybird een betere keuze.
Wat je bij gratis software sowieso niet krijgt, is een automatische koppeling met je bankrekening. Je boekt alles handmatig in, wat prima werkt als je weinig facturen verstuurt. Heb je een drukke praktijk of webshop, dan wordt dat snel een tijdverspiller.
Gratis software mist ook meestal automatische herinneringen voor te late betalers. Een goedkoop betaald pakket vanaf ongeveer 7 euro per maand regelt dat automatisch, wat al snel de moeite waard is als je regelmatig op betalingen moet wachten.
Moneybird factureren: voor wie?
Moneybird is het beste voor ZZP-ers die een intuitive, moderne interface willen zonder boekhoudachtergrond. Het Lite-pakket (13 euro/maand) is voldoende voor de meeste ZZP-ers met een eenvoudige administratie.
Moneybird begon als factuurtool en is uitgegroeid tot een van de populairste boekhoudpakketten voor ZZP’ers en kleine bedrijven in Nederland. Het gratis plan is beperkt tot twee actieve contacten, wat in de praktijk betekent dat het alleen geschikt is als je voor maximaal twee vaste opdrachtgevers werkt.
Zodra je meer klanten hebt, stap je over naar een betaald abonnement. Het goedkoopste plan kost rond de 15 euro per maand. Daarvoor krijg je onbeperkt facturen, bankimport, BTW-aangifte en een overzichtelijk dashboard.
Moneybird heeft ook een projectmodule waarmee je uren kunt bijhouden. Handig als je op uurbasis werkt en je factuur wil opbouwen vanuit gelogde uren. Als je nog geen goed beeld hebt van wat je per uur moet vragen, is het slim om eerst je uurtarief berekenen goed te doen voordat je facturen gaat versturen.
Zervant: de gratis keuze voor starters
Zervant is een Finse tool die speciaal is opgezet voor freelancers en kleine ondernemers. Het gratis plan is royaler dan dat van Moneybird: je kunt onbeperkt klanten aanmaken en tot vijf facturen per maand versturen. Voor starters die net beginnen is dat vaak meer dan genoeg.
Wat Zervant niet heeft, is een koppeling met de Nederlandse Belastingdienst of een bankimport. Je BTW-aangifte doe je apart. Als je meer wilt weten over hoe dat werkt, lees dan ons artikel over BTW aangifte als ZZP’er.
Het betaalde plan van Zervant kost rond de 8 euro per maand en geeft je onbeperkte facturen, offertes en automatische herinneringen. Goedkoper dan Moneybird, maar ook beperkter qua functies.
e-Boekhouden facturen: degelijk maar gedateerd
e-Boekhouden bestaat al meer dan twintig jaar en is een van de oudste Nederlandse boekhoudpakketten die nog actief zijn. Het is stabiel en wordt door veel accountants gekend, maar de interface voelt verouderd aan vergeleken met modernere alternatieven.
e-Boekhouden heeft een gratis proefperiode van een jaar voor starters. Na dat jaar betaal je rond de 9 euro per maand voor een compleet boekhoudpakket met facturen, BTW-aangifte en bankimport.
Voor ZZP’ers die puur facturen willen sturen is e-Boekhouden niet de meest logische keuze. Als je ook je boekhouding wil bijhouden en je accountant e-Boekhouden gebruikt, is het wel het overwegen waard.
Factuursoftware met BTW-aangifte koppeling
Als je BTW-plichtig bent, wil je dat je factuursoftware de BTW automatisch bijhoudt en koppelt aan je kwartaalaangifte. Moneybird, e-Boekhouden en Exact Online doen dit allemaal. Losse factuurtools als Zervant en Wave doen dit niet.
Voor een goede BTW-koppeling wil je ook je zakelijke bankrekening koppelen aan je boekhoudsoftware. Als je nog geen zakelijke rekening hebt, lees dan eerst ons artikel over een zakelijke rekening voor ZZP’ers.
Waar moet een factuur van een ZZP’er aan voldoen?
Een geldige factuur bevat verplicht: volledige naam en adres van jou en je klant, KvK-nummer, BTW-nummers, factuurnummer, datum, beschrijving, netto bedrag, BTW-percentage en -bedrag en het totaalbedrag. Ontbreekt een element, dan is de factuur fiscaal ongeldig.
De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan facturen. Een geldige factuur bevat minimaal: je naam en adres, KVK-nummer, BTW-nummer, naam en adres van de klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van de dienst, het bedrag exclusief BTW, het BTW-percentage en BTW-bedrag, het totaalbedrag inclusief BTW, en je IBAN.
Goede factuursoftware vult het meeste hiervan automatisch in. Je voert je KVK-nummer, BTW-nummer en bankgegevens eenmalig in bij de instellingen, waarna ze op elke factuur verschijnen.
Houd ook rekening met de bewaarplicht: de Belastingdienst verplicht je facturen zeven jaar te bewaren. Factuursoftware in de cloud regelt dit automatisch.
Waarom online factureren beter werkt dan Excel
Veel starters beginnen hun bedrijf met Word of Excel. Dit lijkt gratis en erg makkelijk in het gebruik. Toch kost deze methode je al snel heel veel tijd. Je moet zelf handmatig je factuurnummers blijven ophogen. Je berekent ook zelf de btw over je producten. Klanten betalen je factuur vaak trager zonder handige betaallink. Een goed factuurprogramma neemt al dit repetitieve werk over. Je houdt daardoor meer tijd over voor je echte werk.
Voorkom fouten bij je belastingaangifte
Een simpele typefout is erg snel gemaakt in Excel. Je vergeet een factuur of telt de btw verkeerd op. De fiscus controleert streng op een volledig sluitende administratie. De Belastingdienst berekent tegenwoordig 5 procent belastingrente bij te late betalingen. Ook kan de fiscus een boete tot maximaal 50 procent opleggen. Factuursoftware telt alle bedragen automatisch en volledig foutloos op. Zo staat je aangifte omzetbelasting elk kwartaal direct klaar. Je voorkomt daarmee onnodige correcties en stressvolle naheffingen.
Wettelijke eisen aan je factuur
Je mag niet zomaar een bedrag op een papier zetten. De overheid stelt harde eisen aan elke verkoopfactuur. Je factuur moet een uniek en opeenvolgend factuurnummer hebben. Ook je eigen btw-nummer en je KVK-nummer zijn altijd verplicht. De Belastingdienst stelt strenge factuureisen waar je aan moet voldoen. Goede factuursoftware zet deze verplichte velden standaard op je sjabloon. Je vergeet zo nooit meer belangrijke wettelijke informatie.
Waar let je op bij het kiezen?
Je vindt online enorm veel verschillende aanbieders van boekhoudsoftware. Toch past absoluut niet elk pakket bij jouw onderneming. Kijk daarom altijd verder dan alleen de maandelijkse abonnementsprijs. Factuursoftware vergelijken zzp doe je puur op basis van functies.
Automatische bankkoppeling bespaart werk
Kies altijd een programma met een goede automatische bankkoppeling. Het programma leest je actuele bankafschriften dan helemaal zelf uit. Het systeem koppelt een binnengekomen betaling direct aan de juiste factuur. Je ziet op je dashboard direct welke klanten nog moeten betalen. Je stuurt daarna met één druk op de knop een herinnering. Dit scheelt je wekelijks uren aan saai en handmatig uitzoekwerk.
Makkelijk bonnetjes scannen via een app
Je koopt vaak materiaal of je pint een zakelijke lunch. Vroeger bewaarde je al die bonnetjes in een oude schoenendoos. Nu maak je simpelweg een foto met je smartphone. De mobiele app van je factuurprogramma leest de factuurdatum en het bedrag. Het programma verwerkt de zakelijke kosten direct in je digitale administratie. Raak je het originele bonnetje kwijt? Dan heb je altijd een digitale en rechtsgeldige kopie.
Elektronisch factureren via de UBL-standaard
Grote bedrijven en overheden eisen steeds vaker een elektronische factuur. Dit noemen we in de praktijk een UBL-factuur of Peppol. Het is een speciaal XML-bestand dat andere systemen direct inlezen. Je klant hoeft jouw toegestuurde factuur dan niet meer handmatig over te typen. Dit versnelt jouw betalingstermijn echt enorm. Check tijdens je zoektocht altijd of je nieuwe software UBL ondersteunt.
Wat kost factuursoftware in 2026?
Online boekhoudsoftware draait tegenwoordig vrijwel altijd op een vast abonnement. Je betaalt maandelijks een vast bedrag voor de toegang. De marktprijzen in 2026 zijn erg transparant en overzichtelijk. Je hebt al een prima basispakket voor 15 euro per maand.
Je betaalt vaak iets meer naarmate je extra functies activeert. Meerdere administraties of een speciale complexe webshopkoppeling kosten vaak extra geld. De abonnementskosten voor factuursoftware zijn overigens volledig aftrekbaar van je bedrijfswinst. Je krijgt ook de betaalde btw terug bij je kwartaalaangifte. Hierdoor zijn de netto kosten voor je abonnement erg laag. Bespaar hier dus zeker niet onnodig op bij je start. De kostbare tijd die je maandelijks wint is veel meer waard.
Veiligheid, privacy en de strenge AVG wetgeving
Je slaat in je software gevoelige gegevens van je klanten op. Denk aan volledige namen, adressen en specifieke aankoopbedragen. Dit valt allemaal onder de strenge Europese privacywetgeving, de AVG. Werken met Word of Excel is op dit vlak best risicovol. Een lokaal opgeslagen bestand is erg gevoelig voor hacks of computercrashes.
Professionele cloudsoftware slaat al jouw klantdata veilig versleuteld op. De aanbieders maken dagelijks veilige back-ups op zwaar beveiligde Europese servers. Gaat je eigen werklaptop onverwacht stuk of wordt deze gestolen? Dan log je veilig in op een ander apparaat. Al je gevoelige bedrijfsgegevens en je complete factuurhistorie staan daar nog steeds veilig.
Zo stap je makkelijk over naar een nieuw programma
Werk je momenteel nog met losse bestanden in Word of Excel? Of wil je definitief weg bij je huidige trage softwareleverancier? Een overstap klinkt vaak erg eng maar valt in de praktijk mee. Het allerbeste moment om over te stappen is op 1 januari.
Je begint dan met een overzichtelijke schone lei in het nieuwe boekjaar. Exporteer eerst veilig al je klantgegevens uit je oude systeem. Je slaat deze klantlijst meestal op als een handig CSV-bestand. Bijna elk nieuw en modern factuurprogramma kan dit standaardbestand foutloos inlezen. Je vult daarna handmatig je financiële beginbalans in. Dit is de exacte stand van zaken op de datum 1 januari. Vanaf dat beslissende moment werk je volledig in je nieuwe software. Loop je onverhoopt vast tijdens de digitale import? De behulpzame helpdesks van deze Nederlandse aanbieders helpen je erg graag op weg.
Hoe factuursoftware je cashflow direct verbetert
Een gezonde cashflow is de levensader van je zzp-bedrijf. Je wilt natuurlijk dat klanten je facturen zo snel mogelijk betalen. Goede factuursoftware helpt je hier proactief en slim bij. Je voegt namelijk altijd standaard een veilige betaallink toe aan je factuur.
Klanten betalen snel via iDeal
Een klant krijgt jouw digitale factuur in zijn mailbox. Hij klikt direct op de iDeal-link in de mail en betaalt. Hij hoeft geen lang IBAN of een lastig referentienummer meer over te typen. Dit verlaagt de drempel om direct te betalen aanzienlijk. Veel ondernemers zien hun gemiddelde betalingstermijn hierdoor direct halveren. Dat is simpelweg pure winst voor de liquiditeit van je bedrijf.
Automatische herinneringen besparen frustratie
Soms vergeet een drukke klant simpelweg jouw factuur te betalen. Je moet er dan vervelend achteraan bellen of een mail sturen. Dat voelt voor veel ondernemers best ongemakkelijk. Goede software stuurt gelukkig automatisch een erg vriendelijke betalingsherinnering. Je stelt helemaal zelf in na hoeveel dagen dit precies gebeurt. Je hebt er zelf daarna totaal geen omkijken meer naar.
Veelgestelde vragen
De meest gestelde vragen: hoeveel mag ik vragen (60-150 euro afhankelijk van sector), hoe verhoog ik mijn tarief (jaarlijks 3-5%), hoe reageer ik op dat-is-te-duur (leg de waarde uit). Een goed uurtarief is de basis van een gezonde ZZP-onderneming.
Wat is de beste gratis factuursoftware voor ZZP’ers?
Voor starters met weinig facturen is Zervant de beste gratis optie: vijf facturen per maand gratis, eenvoudige interface. Zodra je meer facturen verstuurt of ook je boekhouding wil koppelen, is Moneybird een betere keuze.
Heb ik factuursoftware nodig als ik al boekhoudsoftware gebruik?
Nee. De meeste boekhoudpakketten voor ZZP’ers hebben een factuurmodule ingebouwd. Aparte factuursoftware is alleen nodig als je boekhoudsoftware geen goede factuurmodule heeft, of als iemand anders je boekhouding doet.
Wat kost factuursoftware gemiddeld voor een ZZP’er?
Goede factuursoftware kost tussen de 7 en 20 euro per maand. Zervant begint rond de 8 euro, Moneybird rond de 15 euro. Voor de meeste ZZP’ers is een pakket tot 15 euro per maand meer dan voldoende.
Moet ik BTW op mijn factuur zetten?
Dat hangt af van je situatie. Als je onder de KOR valt of vrijgestelde diensten levert, hoef je geen BTW te berekenen. In alle andere gevallen ben je BTW-plichtig: 21% of 9% BTW op je factuur.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
De Belastingdienst verplicht je facturen zeven jaar te bewaren. Factuursoftware in de cloud regelt dit vanzelf zolang je je abonnement actief houdt.
Bronnen
De cijfers en regels in dit artikel zijn gecontroleerd op 16 augustus 2026 bij de onderstaande officiele bronnen.
- KVK, inschrijfvergoeding: kosten van inschrijven
- Belastingdienst, btw: btw-tarieven en aangifte
Gerelateerd
Dit artikel is informatief bedoeld en vervangt geen fiscaal advies. Raadpleeg een adviseur voor jouw specifieke situatie.